Les quatre questions qui portent un entretien annuel

Tu as cherché une liste de questions à poser en entretien annuel. Tu en as probablement trouvé une avec quarante entrées, classées par thème, et tu l'as refermée.

C'est normal. Tu as six ou huit entretiens à mener, un planning déjà plein, et tu ne vas pas dérouler un questionnaire en lisant tes notes. Ce n'est pas d'une liste que tu as besoin.

Voilà les quatre questions qui portent un entretien entier, dans l'ordre où les poser, et ce qu'il faut faire des réponses.

Pourquoi les listes de cinquante questions ne servent à rien

Deux raisons, et la seconde est la vraie.

La première, c'est le temps. Une heure d'entretien, dont tu dois garder dix minutes pour ton propre bilan et cinq pour les suites. Il te reste de la place pour quatre vraies questions, pas pour quarante.

La seconde, c'est que ces listes sont construites à l'envers. Elles alignent des questions par thème, comme un formulaire. Mais un entretien n'est pas un formulaire, c'est une conversation dans laquelle la troisième question dépend de la réponse à la deuxième. Une liste qui ignore ça produit un interrogatoire, et un interrogatoire produit des réponses prudentes.

Quatre questions bien choisies, posées lentement, rapportent plus que quarante expédiées.

Les quatre questions qui portent tout l'entretien

« Qu'est-ce que tu as fait cette année dont tu es le plus content ? »

Elle ouvre, et elle t'apprend quelque chose dès la première minute: ce dont il est fier n'est presque jamais ce que tu aurais cité.

Tu vas découvrir qu'il est fier d'avoir formé quelqu'un, pendant que tu t'apprêtais à parler de ses chiffres. Cet écart est une information précieuse sur ce qui le motive réellement.

Et elle te rend un service annexe: elle démarre l'heure sur son terrain, pas sur ton jugement.

« Qu'est-ce que tu as fait et que je n'ai pas vu ? »

Celle-là rapporte le plus, de loin, et presque personne ne la pose.

Elle part d'un aveu implicite, que tu n'as pas tout vu, et c'est précisément ce qui la rend efficace. Elle autorise ton collaborateur à parler de ce qu'il a porté sans bruit: le collègue qu'il a dépanné, le dossier qu'il a repris, la chose qu'il a réparée avant que tu la remarques.

Prépare-toi à être gêné par la réponse. C'est le signe que la question a marché.

« Qu'est-ce qui t'empêche de bien faire ton travail aujourd'hui ? »

La chasse aux irritants. Il y en a toujours, et il y en a souvent un que tu peux régler en une semaine.

Attention à la formulation: « est-ce que tout va bien ? » ne produit rien, parce qu'elle appelle un oui. « Qu'est-ce qui t'empêche » présuppose qu'il y a quelque chose, et c'est cette présupposition qui ouvre la porte.

C'est aussi la question qui te protège. Un collaborateur qui t'a dit en février ce qui le bloquait et qui le voit toujours en octobre ne sera pas tendre en entretien.

« Dans un an, qu'est-ce qui aurait changé pour que tu sois satisfait ? »

Elle ferme l'entretien, et elle oblige à la projection sans passer par le mot « objectifs », qui fait baisser les yeux de la moitié des gens.

Ce que tu cherches ici, c'est de l'écart. S'il décrit exactement sa situation actuelle, tu as un problème d'ennui. S'il décrit un poste qui n'existe pas chez vous, tu as une conversation à préparer.

L'ordre compte plus que les questions

Une seule règle, et elle change tout: tes questions passent avant ton bilan. Toujours avant.

Si tu commences par ce que tu as à dire, tu n'obtiens pas des réponses, tu obtiens des réactions à ton bilan. Les gens se défendent ou acquiescent, et l'heure est perdue.

Si tu commences par ses réponses, tu obtiens des informations. Et il t'arrivera, une fois sur cinq, de modifier ton bilan avant de l'avoir prononcé. C'est inconfortable et c'est exactement le but.

Deuxième règle, moins évidente: accepte le silence après chaque question. Compte jusqu'à dix avant de reprendre la parole. C'est très long à vivre, et c'est souvent vers la septième seconde que la vraie phrase arrive. Si tu combles le vide, tu formules ses réponses à sa place.

Trois questions pour trois situations précises

Le très bon qui s'ennuie

Rien à redire, les résultats sont là, il ne demande rien. C'est le profil que tu vas perdre.

La question, posée calmement, sur le même ton que les autres: « si tu devais partir, ce serait pour quoi ? »

Elle fait peur à poser. Celui qui a déjà la réponse te la donnera, et tu auras gagné les six mois qui te manquaient. Celui qui ne l'a pas te dira qu'il n'y a pas pensé, et l'entretien continue.

Celui qui répond « ça va » à tout

Tu poses des questions ouvertes, il répond en trois mots. Change le calibre.

Une question large produit une réponse vide. Une question étroite produit du concret. Pas « comment ça va ? » mais « cite-moi un moment du mois dernier où tu t'es dit que ça n'allait pas ».

Le mois dernier, un moment, un exemple. Plus la question est resserrée, plus la réponse est utile.

Celui qui attend une promotion que tu ne peux pas lui donner

Ne pose pas de question ici. C'est le moment où c'est à toi de parler, et clairement.

Dis ce que tu sais, ce que tu ne sais pas, et ce que tu vas faire. Un non honnête avec une contrepartie réelle tient mieux qu'un « c'est dans les tuyaux » qui t'achète six mois de paix et te coûte ta crédibilité.

Les questions à ne pas poser

« Tu as quelque chose à ajouter ? » en fin d'entretien. Elle ferme la porte en faisant semblant de l'ouvrir. Personne n'a jamais rien ajouté à cette question.

« Tu te projettes chez nous, hein ? » Elle te donne exactement la réponse que tu réclames, et zéro information.

« Est-ce que tu es satisfait ? » Trop large, et elle place ton collaborateur en position de te noter, ce qui le met mal à l'aise s'il est honnête.

Tout ce qui touche à la vie privée. La santé, la situation familiale, les projets personnels. Même avec de bonnes intentions, ce n'est pas le lieu, et les informations recueillies en entretien doivent servir à apprécier les aptitudes professionnelles.

Ce que tu fais des réponses

Une question dont tu ne fais rien est pire que pas de question. Tu as demandé, il a répondu, et rien n'a bougé: l'année prochaine, il répondra « ça va ».

Trois gestes suffisent.

Note les réponses pendant l'entretien, à la main, devant lui. Ça se voit et ça compte.

Choisis un seul irritant de la troisième question et règle-le dans le mois. Un seul, réellement réglé, vaut mieux que cinq promesses.

Et pose une date avant de sortir de la pièce. Pas une intention, une date dans l'agenda. C'est le geste le plus court de tout l'entretien et c'est celui qui décide si l'heure a servi à quelque chose.

Questions fréquentes

Combien de questions faut-il poser en entretien annuel ?

Quatre suffisent pour une heure, si tu les poses lentement et que tu laisses le silence travailler. Au-delà, tu passes en mode questionnaire et tu obtiens des réponses prudentes.

Quelle est la meilleure question à poser en entretien annuel ?

« Qu'est-ce que tu as fait cette année et que je n'ai pas vu ? » Elle part d'un aveu, qu'on n'a pas tout vu, et c'est ce qui autorise le collaborateur à parler de ce qu'il a porté sans bruit.

Faut-il poser les questions avant ou après son propre bilan ?

Avant, systématiquement. Si tu commences par ton bilan, tu obtiens des réactions à ton bilan. Si tu commences par ses réponses, tu obtiens des informations, et il t'arrivera de corriger ton bilan avant de l'avoir dit.

Comment faire parler un collaborateur qui ne dit rien ?

Resserre la question dans le temps et dans l'espace: un moment précis, le mois dernier, un exemple. Et laisse dix secondes de silence après avoir posé la question, sans la reformuler.

Peut-on poser des questions personnelles en entretien annuel ?

Non. Les informations recueillies doivent servir à apprécier les aptitudes professionnelles, et le salarié a le droit d'accéder à ce qui est écrit sur lui. Si tu as une inquiétude d'ordre personnel sur quelqu'un, c'est une autre conversation, et elle n'a pas sa place dans un document d'évaluation.